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イベントプランニング ~フロー編① 『イベント前』~


こんにちは!イベントプランナーの『さくら』です。

社員総会、キックオフ、周年イベントに始まり、入社式、シンポジウム、セミナー、研修、国際会議、株主総会、記者会見、コンサート、ダンスイベントなど、各種イベント・催事を電音エンジニアリングでは企画から現場オペレーションまで対応しておりますが、よくあるご相談の1つに
「どうやってイベントを企画したらいいのか分からない…」
というものがあります。

 

まずはイベントのフローをイメージしてみましょう!
イベントというと開催日当日ばかりを強く意識する人が多いのですが、実際はイベント前の準備期間がとても大切になります。
スポーツの試合や学校のテストなどでもそうですが、当日までにどれだけ練習を積んで来たのか、作戦を練って来たのか、勉強をしてきたかが大切になるように、イベントも同様に準備が大切になります。

イベントの企画・運営フロー例

※上記フロー図の「弊社」とは「電音エンジニアリング株式会社」を指します。
※上記フローはあくまでも一例となり、お客様からのご要望によって詳細は異なります。

 

【イベント前 】


1:企画
…まず、今回のイベントの目的が何なのか?を明確にする必要があります。
社員総会などで社長や役員の長話を聞かせるだけでは手段と目的が逆になってしまっており、費用対効果は高くなく、社員のモチベーションが下がる可能性があります。(薄暗い室内に文字だらけのパワーポイントなんて、眠気を誘う作戦にしか思えません。明るい室内でも、ちゃんと映像が見える高性能のプロジェクターを用い、映像や動画も混じった分かり易い資料を利用し、さらにプレゼンターがプレゼンテーション術もマスターすれば、同じ内容でも全く違った成果を得られるようになります!)

2:準備(制作、告知、打ち合わせ)
…企画が決まった後は、それに沿って各種準備を進めて行きます。
弊社を含め、外部業者に依頼する際は、こまめな情報交換や打ち合わせをされるのをオススメ致します。
また、各種資料の微修正が山のように発生する可能性があるので、古い資料と新しい資料が混在しないように注意してください。
外部会場を利用する際は、予約が取れるかどうか早めに確認してください。(会場によっては半年~1年前に予約が埋まる事もあります。)


何だか、やる事が多そうで大変だな~と思われる方もいるかもしれませんが、実はそれが正解です。
夏休みの宿題の予定を一気に決めて、一気に片づけて行くようなものなのです。

 

次回は『イベント当日』と『イベント後』のフローについてお話したいと思います。

さくら

※電音エンジニアリングではイベントの企画のご相談も承っております。
お気軽にお問い合せください。


活用シーン

株主総会 記者会見 企業セミナー イベント演出 大規模会議 国際会議 ウェディング ダンスパーティー 映像収録・制作

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