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お役立ち情報

様々なイベント企画、運営する際に役立つ情報を紹介します。


イベントプランニング ~フロー編② 『イベント当日&イベント後』~

こんにちは!イベントプランナーの『さくら』です。

社員総会、キックオフ、周年イベントに始まり、入社式、シンポジウム、セミナー、研修、国際会議、株主総会、記者会見、コンサート、ダンスイベントなど、各種イベント・催事を電音エンジニアリングでは企画から現場オペレーションまで対応しておりますが、よくあるご相談の1つに
「どうやってイベントを企画したらいいのか分からない…」
というものがあります。

 

前回、イベントプランニング ~フロー編① 『イベント前』~では準備に関する内容をまとめました。

 

今回は『イベント当日』と『イベント後』についてまとめてみましたので、ご覧になってみてください!
意外と抜けたり、漏れたりしてるところがあるかもしれませんよ!

イベントの企画・運営フロー例

【イベント当日】


1:現場最終打ち合わせ
…オペレーションを外部に依頼している場合は必ず最終打ち合わせをされる事をオススメ致します。
特に当日のプログラム変更などは大きなトラブルの原因になりますので、時間に余裕を持つようにしてください。(プログラム上では1ヵ所の変更だとしても、オペレーション側では複数箇所の変更になる事もあります。また、各スタッフが既にプリントアウトして持っている紙の資料の情報が古い事も考えられます。資料のバージョンの確認なども欠かさず行うようにしてください。)

2:リハーサル
…映像や音、照明のタイミングなどの最終確認を行いましょう!
音響や照明は詳細に確認しても、機材や人の配置などが異なる場合も多々ありますので、そのあたりもイメージして確認するようにしてください。

3:イベント本番
…イベントの司会や進行役を社内スタッフで担当する場合、業務&プライベートの携帯電話は電源から切っておきましょう。(少なくとも音もバイブもオフにしてください)
また、普段から携帯で時間を確認している方の場合、携帯をオフにすると時間が分からなくなるトラブルも散見されます。
さらに腕時計で時間をチェックする場合、メンバー全員が同じ時刻でないとトラブルが生じるケースもあります。小型モニターを複数台用意し、少なくとも司会と進行役のスタッフは同じ時刻を共有出来るように気を付けましょう。


 

続いてイベント後になります。

 

【イベント後】


1:事後ミーティング
…イベントの振り返りを行い、次回以降に活かせるところや、次回以降に修正を加えるところなどを明確にして行きます。
事後ミーティングをきちんと行う事で、次回以降の企画・運営をスムーズに進める事が出来ます。

2:アンケートの実施
…可能な限り、参加者の方からアンケートを取るようにしてください。
個人的には『イベントにおけるメッセージを理解出来たかどうか』を軸にアンケート項目を設定される事をオススメします。
名前などは無記名で構いません。
チェックボックス形式で簡単にチェック出来る質問をメインに、1~2か所はフリーコメントを設けても良いかもしれません。
(「何でもいいので、自由にメッセージを書いてください」だと何を書けば良いか戸惑う人が多いので、フリーコメント欄を設ける場合は、ある程度方向性を絞ったカタチの質問を設定されると良いでしょう。)


 

前回と今回併せて、イベントをプランニングされる際の参考になれば幸いです♪

 

さくら

 

※電音エンジニアリングではイベントの企画や映像・音響・照明のオペレーション、映像撮影・制作のご相談を承っております。
お気軽にお問い合せください。


パワーポイント小技集① ~Black&White~

サウンドエンジニアの『たね』です。
音響機材を扱う以外にも、資料作成や書類作成といった事務作業も担当しています。

その際に使うソフトとしては、みなさんおなじみの『Word』『Excel』そして『Power Point(パワーポイント、パワポ)』があります。

今日はその中で『Power Point』の小技を一つ伝授します。

Power Pointでプレゼンテーションをする際に意外と使えるショートカットとして、「B」と「W」があります。

スライドショーの再生時にキーボードの「B」を押すと画面が真っ黒になります。図1

上記のスライドショー画面が「B」を押すと以下のようになります。

図3

 

Black out の「B」ということです。
もういちど「B」を押すと元のスライドに戻ります。

この技は、プレゼンテーション開始前に最初のページを出し、「B」を押して画面を黒くした状態にしておき、プレゼンテーション開始時に「B」を押してブラックアウトを解除してスタートすれば、素早く、そして余計な画面を見せることなく、スマートにプレゼンテーションを開始出来る技になります。

ちなみに、もうひとつの「W」ですが、これはWhite Outの意味で、画面が真っ白になります。

図1

上記のスライドショー画面が「W」を押すと以下のようになります。

図2
他の色はなく、黒と白の二つが使用可能です。

これらはMacのKeynoteでも使用出来ます。

ちょっとしたテクニックではありますが、効果的にプレゼンテーションを進める技として是非ご活用ください。

たね

※注意事項※
使用するPCやソフトのバージョンによって、この通りに動かない可能性がありますので、必ず事前に使用する環境で有効かどうかを事前にご確認ください。
例えば会社で使用するPCでは上手く動いたとしても、イベント会場等でレンタルしたPCやソフトでは動かない可能性もあります。


複数台のPCを利用するならシームレススイッチャー

こんにちは!セールス担当のロンです。
プレゼンテーションなどでノートPCを複数台使用する場合、映像の切り替えがスムーズにいかずトラブルになった経験はありませんか?

映像の切り替えを行う『スイッチャー』という機器があるのですが、スイッチャーにも大きく分けて2種類あります。

接点タイプの映像スイッチャーは映像が切り替わる際に画面が乱れ、切り替え時間も2~3秒かかります。社内の会議でしたらそれでも問題無いのですが、大事なプレゼンテーションではそうもいきません。
映像の乱れを極力抑えたい大事なイベントでは、シームレススイッチャーの使用をお勧め致します。

シームレススイッチャーには様々な利点があります。
1、 スイッチングした際に画面が乱れずスムーズに切り替わります。
2、 切り替え時にフェードイン・フェードアウト等のエフェクト切り替えが可能
3、 プレビューモニターにより本番中でも接続テストが可能
4、 高い出力解像度のPCでもUXGA(1600×1200)までは確実に対応
5、 PC切り替え時のスクリーン上の画角のズレも事前に調整可能
6、 本番中、待機PCがスリープ状態等になっていないかモニターで確認可能
7、 本番前、急遽ビデオカメラ等追加になっても多種の映像信号に幅広く対応

電音エンジニアリングでは、上記の利点を熟知した映像スタッフが本番中オペレーティングを行い、スムーズなプレゼンテーションをお約束致します。
安心安全な運営をお求めになる場合は、是非ご相談下さい。


イベントプランニング ~フロー編① 『イベント前』~

こんにちは!イベントプランナーの『さくら』です。

社員総会、キックオフ、周年イベントに始まり、入社式、シンポジウム、セミナー、研修、国際会議、株主総会、記者会見、コンサート、ダンスイベントなど、各種イベント・催事を電音エンジニアリングでは企画から現場オペレーションまで対応しておりますが、よくあるご相談の1つに
「どうやってイベントを企画したらいいのか分からない…」
というものがあります。

 

まずはイベントのフローをイメージしてみましょう!
イベントというと開催日当日ばかりを強く意識する人が多いのですが、実際はイベント前の準備期間がとても大切になります。
スポーツの試合や学校のテストなどでもそうですが、当日までにどれだけ練習を積んで来たのか、作戦を練って来たのか、勉強をしてきたかが大切になるように、イベントも同様に準備が大切になります。

イベントの企画・運営フロー例

※上記フロー図の「弊社」とは「電音エンジニアリング株式会社」を指します。
※上記フローはあくまでも一例となり、お客様からのご要望によって詳細は異なります。

 

【イベント前 】


1:企画
…まず、今回のイベントの目的が何なのか?を明確にする必要があります。
社員総会などで社長や役員の長話を聞かせるだけでは手段と目的が逆になってしまっており、費用対効果は高くなく、社員のモチベーションが下がる可能性があります。(薄暗い室内に文字だらけのパワーポイントなんて、眠気を誘う作戦にしか思えません。明るい室内でも、ちゃんと映像が見える高性能のプロジェクターを用い、映像や動画も混じった分かり易い資料を利用し、さらにプレゼンターがプレゼンテーション術もマスターすれば、同じ内容でも全く違った成果を得られるようになります!)

2:準備(制作、告知、打ち合わせ)
…企画が決まった後は、それに沿って各種準備を進めて行きます。
弊社を含め、外部業者に依頼する際は、こまめな情報交換や打ち合わせをされるのをオススメ致します。
また、各種資料の微修正が山のように発生する可能性があるので、古い資料と新しい資料が混在しないように注意してください。
外部会場を利用する際は、予約が取れるかどうか早めに確認してください。(会場によっては半年~1年前に予約が埋まる事もあります。)


何だか、やる事が多そうで大変だな~と思われる方もいるかもしれませんが、実はそれが正解です。
夏休みの宿題の予定を一気に決めて、一気に片づけて行くようなものなのです。

 

次回は『イベント当日』と『イベント後』のフローについてお話したいと思います。

さくら

※電音エンジニアリングではイベントの企画のご相談も承っております。
お気軽にお問い合せください。


スクリーンのサイズについて

現場オペレーターの『わさび』です。

今回はスクリーンのサイズについて、お話させて頂きます。

 

イベントや企画を考える際、また、会場の下見に行く前に、是非一度ご確認頂き、参考にしていただけたらと思います。(本ページをプリントアウトしたり、携帯で写真を撮ったりしておくと後で便利だと思います)

 

主に使用される2種類の比率のスクリーンについて、概要を以下にまとめておきます。

 

■NTSCサイズ(4:3)目安

 

インチ数 スクリーンサイズ スクリーン外寸
80インチ※ 1.56m×1.17m 1.70m×2.00m
100インチ 2.00m×1.50m 2.21m×1.71m
120インチ 2.44m×1.83m 2.65m×2.04m
150インチ 3.05m×2.29m 3.26m×2.50m
180インチ 3.66m×2.74m 3.87m×2.95m
210インチ 4.27m×3.20m 4.48m×3.41m
240インチ 4.88m×3.66m 5.09m×3.87m
300インチ 6.10m×4.57m 6.31m×4.78m

※80インチはロールアップ型を想定しています。

 

■ハイビジョンサイズ(16:9)目安

インチ数 スクリーンサイズ スクリーン外寸
147インチ 3.25m×1.83m 3.46m×2.04m
183インチ 4.05m×2.29m 4.26m×2.50m
220インチ 4.88m×2.74m 5.09m×2.95m
275インチ 6.10m×3.43m 6.31m×3.64m
330インチ 7.32m×4.11m 7.53m×4.32m

 

その他のサイズに関しましては直接お問い合せください。

また、スクリーンを使ったイベントを開催したいがどのサイズがいいのかわからない、

スペースの確保が出来ないなど、お困りでしたらお気軽にご相談ください。
(大きければ大きいほど良いわけでもなく、値段を安く済ませようと小さくしても本来の趣旨から外れてしまう事も多々あります。)

イベントの趣旨を理解した上で解決方法をご提案させていただきます。

 

わさび


音の定位(パンポット) ~人はどうやって音の上下を知るのか?~

サウンドエンジニアの『たね』です。

今日はサウンドエンジニアならではの視点で小話を一つ書きます。

 

人間の耳は左右に一つずつ付いています。

何故、左右に一つずつなのか?

実は二つの耳に届く音の時間差を測ることで、どこで音が鳴っているかを感じるとることが出来るのです。

 

方向は分かったものの、では上下はどうやって感じているのでしょう?

 

これは外耳(がいじ)の形が大きな役割を果たしているのです。

※外耳はいわゆる『耳』として普段私たちが認識している顔の横に出ている部分と、耳かきなどで掃除をする『耳の穴』を合わせた部分を指します。

(参考:外耳 – Wikipedia)

 

人の耳は上下左右異なる複雑な形をしています。

この複雑な形によって、音が直接鼓膜に届く分と、外耳にあたって遅れて鼓膜に届く分との差が出ます。

その差を脳が自動的に分析し、音が出ている場所の上下を感じることが出来るのです。

 

普段耳を使う仕事をしていますが、耳のカタチに意味があったのを知ったのは、実はこの仕事を始めてからです(笑)

これからもまだまだお世話になる耳をこれからも大切にして行きたいと思います。


パソコンのデスクトップの背景

デスクトップの背景に、アイドルなどの好きな写真や家族(特に子供)の写真を
貼り付けて仕事をしている人は多いと思いますが、
セミナーや研修でそのデスクトップが表示されてしまうのは、
あまり良いマナーな気がしません。

真剣に話をしたあと、パワーポイントを落としたら子供の写真が、
多分、参加者が心の中では「ん~!?」と思っているのでは。

単純な対策として、
他者に見せる場合は、背景を一般的なものや風景写真などに変えることが
良いかと思います。

システム的な対策としては、
コンテンツを切り替える時等に、
プロジェクタやディスプレイの映像ミュートボタンを押して、
一度映像をOFFの状態にする方法があります。

もう少し、凝った方法としては、
会社のロゴなどを切り替えて表示させる方法があります。

デスクトップを表示してしまう、もう一つの良くないマナーは、
画面いっぱいにアイコンがあるパターン。
状況によっては不必要な情報が漏れてしまう場合も。

一番簡単に出来るのは、「クローンディスプレイ」でなく、
「拡張デスクトップ」に設定してプレゼンできるようにすること。

ともかくも、デスクトップの状態、他者に見せる場合は注意しましょう。


株主総会の音響・映像①

株主総会を企画する際、会場の大きさや設備を検討されると思います。

来場者数によって大会場から小会場まで様々なヴァリエーションがあります。

ただどの規模においても適切な機材を選ばなければ「音が聞こえにくい」「映像が見えない」

などの余計なクレームを受けてしまう可能性があります。

 

会場のレイアウトはイベントの内容によって様々です。

ここでは簡単なレイアウト図を使って、どのように会場が使われているのかを説明いたします。

 

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これは一般的に多い株主総会のレイアウトです。

縦長の会場の正面にステージがあり、各テーブルには役員席が用意されています。

中央のテーブルの島は事務局です。

このタイプのレイアウトでは音響機材・映像機材を下記のようにレイアウトすることが多いです。

音響機材は赤、映像機材は青で表記しています。

分かりづらいですが、赤の■はスピーカー、▲はマイクです。

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各種機材の位置は状況によって変わります。例えばスクリーンの位置は、使用会場のバトン・天井の高さ・人の導線等によって下記のようにバリエーションが増えます。

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上記のレイアウトでは全体的に幅が拡がった分、端の人にも映像を見やすくするためにプロジェクターを二面に打っています。

このように会場の使い方、レイアウトによって機材設営の仕方も多様になってきます。

幹事の方が株主総会を企画される際、この辺りに注意することが大事です。


年齢と共に変化する「目」

年を取ると目が見えにくくなる。「老眼」というのは一般的に良く知られています。
老眼については、めがねなどで対策ができるものです。

年齢とともに劣化するものに、「水晶体の透過率」があります。
生まれてからすぐに劣化が始まり、8歳で約80%、25歳で約50%
そして、60歳を超えると30~40%程度になります。
特に青や緑の色が見えにくくなります。
これは、補正することができない劣化です。
ただし、本人はこの劣化を意識していませんが、
年配者が「黄色いめがね」をかけるのはこれが理由です。

交通標識などのサインではこのことを考慮して作っていますが、
私たち映像を取り扱う会社も注意が必要です。

年配者向けの場合、コンテンツの文字サイズの注意も必要ですが、
青や緑といった彩度の低い色などを使用しないなどを心がけることが重要です。
映像設備では、輝度を上げるのも対策の一つですが、
液晶プロジェクタを長期使用していると、
液晶パネルが劣化し、全体的に黄色くなる場合があります。
そうすると年配の方にとっては、ますます見にくくなるのではないかと思います。
色が劣化したと思ったら、早めに更新したほうが良いかと思います。

これからのAVシステムは、バリアフリー的な発想が必要になるのではと思っています。


株主総会の時期

この時期はホテルや会館といった各会場で株主総会が多く開催され、それに伴い我々

電音エンジニアリングもイベントサポートスタッフとして企業様の裏方に周り、様々な形で

サービスを提供させてもらっています。

 

企業様によっては規模もそれぞれ異なりますが、大切な株主様へご提示される為に、

株主総会自体のクオリティを求められる点は共通しております。

会場内の「聞きやすい音」を求められることはもちろん、最近ではパワーポイントを使用し

ての事業報告や、動画を使用した紹介等で映像機器の使用に力を入れている企業様も

増えております。

しかし実際はどうすればいいのかわからない、とりあえずやってみたが上手くできなかった

等の壁にぶつかることが多いと思います。

 

例えば「聞きやすい音」。株主様の中には当然ご高齢の方もいらっしゃいますし、若年の

方もいらっしゃいます。その中で適度な音のバランスをとるのはなかなか難しいことです。

広い会場になればなるほど映像も含め不安な点が出てくるものです。

 

我々がイベント演出のプロフェッショナルとしてどのように株主総会をサポートしているのか、

次回はその部分に触れていきたいと思います。


活用シーン

株主総会 記者会見 企業セミナー イベント演出 大規模会議 国際会議 ウェディング ダンスパーティー 映像収録・制作

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