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【業務紹介】次回の株主総会に向けて見直し・検討中の企業様へ【配信業務のご相談承ります】

2021年 7月 19日

株主総会事務局の方には、2021年6月の株主総会シーズンを終えて、次回に向けた反省会や情報収集を行っている方も多いのではないかと思います。株主総会の配信業務でお悩みでしたら、ぜひ私たちにご相談ください。
今年度のノウハウから、幅広いご提案で皆様の運営をサポートします。

今年見つかった疑問点は私たちにご相談ください

今年の株主総会の運営はいかがでしたか?
「質疑を事前に募集したら、余裕を持って回答準備が出来てよかった」
「オンライン開催をしたけど、思ったよりリアル会場への参加希望者が多かった」
「配信がうまくいかなかった」
など、
反省点や改善点など、見直し・検討を要する点が多く見つかったのではないでしょうか。

そこで生じた配信の疑問点などは、ぜひ私たちにご相談ください。
多様なお客様からのご要望にお応えしてきたノウハウから、次回に向けた最適な配信システムを導き出し、ご提案いたします。

当社の株主総会のサービス内容

株主総会に必要な機材の手配からオペレーターまで、すべておまかせください

株主総会 会場

・マイク、PC、モニター関連、スクリーン、プロンプター
・カメラ収録、ライブ中継、監視カメラ
・サーモグラフィカメラ等の感染症予防対策機材 など

配信

・配信機材
・配信画面構成、配信音声管理
・視聴ページ構築やアーカイブ配信 など

LIVEストリーミング

配信機材の選定から、手配、オペレーションまで。YouTube、Vimeoなど各種プラットフォームに対応しています。

専門オペレーターが、「見やすい、分かりやすい画面構成」「聞き取りやすい音声」などを調整することで、株主様へ配慮した配信をご提供できます。
またバックアップ体制などもご提案が可能です。

役員のオンライン出演

これまで役員は会場参加が基本だったかと思いますが、現在では移動の自粛や密集を避けるために、ZoomなどのWeb会議ツールを使った参加方法も普及してきました。

オンライン参加の際の、「Web会議ツールのオペレーション」や、「会場の様子の配信」、「オンラインでの質疑応答の音声対応」も安心してお任せください。

LIVEストリーミングのオプション:オリジナル視聴ページの作成

配信を行う際、お客様のご要望をお伺いし、オリジナル視聴ページを作成いたします。
下記のように、視聴画面やアンケートボタンなど必要な情報だけをシンプルに配置することで、PCの操作に慣れていない株主様でも簡単に操作ができるようになります。
またページにアクセスする際にログインIDとパスワードを設けることで、セキュリティ対策を施すことも可能です。

視聴ページ(株主総会開始時)のサンプル

オリジナル事前登録フォームのサンプル

電子議決権行使プラットフォーム

私たちは株式会社ウィルズ提携のもと、「出席型」で開催する際に必要な、電子議決権が行使できるプラットフォームをご提案します。

>「出席型」の開催を支援する【ハイブリッド型バーチャル株主総会サポートプラン】について詳しくはこちら

次回の株主総会へ向けて

今年は9割が「参加型」で実施という結果に

今年6月シーズンに開催された株主総会のうち、「参加型」が9割を占めていたことがわかりました。(※1) 私たちが担当した株主総会も、ほとんどが参加型での開催でした。(※2)

今後、感染症の規制が緩和され、多くの株主様が会場へ来られるようになったとしても、オンラインとの共存は続いていくのではないでしょうか。遠方の株主様や役員の参加手段として、株主様の参加方法の選択肢として、オンラインを取り入れた株主総会の需要は高まっていくと予測しています。
私たちは今年度得たノウハウをもとに、次回も株主総会の円滑な運営をサポートいたします。

※1 読売新聞 2021年6月29日掲載
※2 「ハイブリッド型バーチャル株主総会」と呼ばれる開催形式のうち、実際の会場で開いた総会をネット中継し、株主様は動画を視聴するだけの開催形式を「参加型」、議決権行使や質問ができる開催形式を「出席型」と呼びます。

配信のことなら安心してご相談ください

株主総会についてお悩みや疑問をお持ちでしたら、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。
お客様に寄り添って株主総会に関わってきた実績と経験から、次回やその後を見据えた最適な配信システムをご提案いたします。
☆「よくあるご質問・FAQ」も併せてご確認ください。

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【業務紹介】これで解決!?オンライン会議の「ハウリング」ってどうすれば直るの?

2021年 7月 09日

商談や社内会議で、いざオンライン会議に参加したらハウリングが起きて困った経験はありませんか。
今回は簡単に出来る対応方法から、リアルとオンラインのハイブリット会議における解決策まで紹介します。

そもそも「ハウリング」って、なに?

ハウリングのメカニズム

① マイクを通して音声が音響機器へ
② 音響機器を通って音声が増幅
③ スピーカーから出力

④ スピーカーから出た音を再度マイクが拾ってしまう!
⑤ 再度、音声が音響機器へ送られて・・・
⑥ 再度、増幅されて・・・
⑦ 再度、スピーカーから出力されて・・・
⑧ またその音をマイクが拾ってしまう!

このような音の悪循環(ループ現象)に陥り、特定の周波数が増幅された結果、「キーン」という不快音が響き渡るようになります。

その現象を「ハウリング」といいます。
「ハウリング」の事を専門業者は「音が回っている」 という事もあります。仕組みがわかると、その方がピンとくるかもしれません。

オンライン会議でよくあるトラブル

オンライン会議でハウリングが起こるシーンとして多いのは、同じ場所で、同じオンライン会議複数人が同時に参加する場合です。

パソコンのマイクが近くのパソコンから出力される音を拾うと、ハウリングが起こってしまいます。

解決策:「音が回りにくい」環境を作る

ごく当たり前の事にも聞こえそうですがとても重要です。
マイクやスピーカーの音量バランスをコントロールすることにより、「音が回りにくい」環境を作ることが必要です。

具体的な対策例

・イヤホンマイクを使う
・発言時以外はマイクをミュートにする

・同じ部屋・場所では参加しない
・Web会議用マイクスピーカーを使う

(エコーキャンセラー機能があるものがおすすめ)

パソコンに内蔵されているマイクはほとんどが「無指向性」です。
同時使用の場合には、隣りのパソコンから出力される音も簡単に拾ってしまうため、ハウリングの原因となります。

マイクの指向性とは

マイクの指向性とは、どの方向から音を集音するかを指します。
例えばハンドマイクは正面からの集音感度が高くなっていますが、パソコンに内蔵されているマイクは360度から音を拾う「無指向性」がほとんどです。

リアルとオンラインのハイブリット会議の場合

コロナ禍では、外出もままならず会議やミーティングはオンラインだけで運営・開催するのが主流でした。
しかし最近では、実際に会場(会議室やホール)に一部の参加者を集めつつ、それ以外の方はオンラインで参加するという、ハイブリッド会議がトレンドになっています。

そこで必要となるのが「オンライン参加者の音声を、実際の会場に拡声すること」ですが、いざ会議を運営しようとすると「ハウリング」が起きてしまうことがあります。

「ハイブリット会議」における
ハウリングのメカニズム

① リモート先の音声を会議会場に拡声するため、ホストPCの音声出力から音響機器へ
② 音響機器を通って音声が増幅、スピーカーから出力

③ その音をマイクが拾ってしまう!
④ 再度、マイクで拾ったリモート先の音声が音響機器を通ってホストPCへ・・・

さらに、

⑤ オンラインでリモート先には自分の音声が戻ってきてしまい音声がループしてハウリングが発生

⑥ リモート先PCからまたホストPCへ・・・

という現象が起こってしまいます。

特に⑤はオンライン上のため、ハウリングした音がはっきりとリモート先へ伝わってしまいます。

解決策:音の流れの悪循環を断つ「マイナスワン」回線

ハイブリット会議で起こるハウリングの解決策は複数ありますが、その中でも代表的な例をご紹介します。

音のループを断ち切るためには「N-1(エヌマイナスワン)」という操作をします。
通称「マイナスワン」とも呼ばれ、特定の音声を抜いた(マイナスした)回線の事を表します。

ハイブリット会議の場合、オンライン会議上のリモート先の音声だけをマイナスしてホストPCに戻します。
これは会場音声とは別に出力できる専用ミキサーを使うことで、特定の音声(強烈なハウリングが発生する回線)だけを除外します。

それにより音の連鎖を断ち、快聴な音声だけをオンライン会議上に送信します。

なお「マイナスワン」を行うためには、専用の機材や細かい設定できるオペレーターなどが必要になってきます。

その他の調整方法

・スピーカーの向きを変える

・指向性のあるマイクを使う

など、それぞれ微調整を行うことにより「ハウリング」を防ぎます。


「ハイブリッド会議」における「ハウリング」とは、一筋縄ではいかなく、当社へのご相談は多数ございます。

・現在の会議室の環境で、今後の運営に不安がある。
・お客様ご自身での設営は難しい。

そんな時は、ぜひ、電音エンジニアリングにお任せください。

最適なシステムで、快適な運営のできるご提案をいたします。

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【実績紹介】| Zoomによる全国会議(全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議)

2021年 7月 07日

全国56施設、約120名が参加した全国肢体不自由児施設運営協議会様の全国会議が、ホテルメトロポリタン長野で開催されました。
当社は会議の運営から、配信・映像・音響・照明のオペレーションまで担当しました。

会議概要

・開催日:2021年6月(2日間)
・催事名:全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議
・主催:全国肢体不自由児施設運営協議会 様(外部リンク: http://www.unkyo.jp/index.html
    社会福祉法人 日本肢体不自由児協会(外部リンク:https://www.nishikyo.or.jp/
・参加方法:オンライン参加110名・現地参加10名のハイブリッド形式
・配信プラットフォーム:Zoom ミーティング
・会場:ホテルメトロポリタン長野 千曲/梓(外部リンク:https://nagano.metropolitan.jp/

全国会議の流れ

お客様からのご要望

・昨年はコロナ禍で実施できなかったため、 今年はZoomを使って全国会議を開催したい。
・オンライン参加者も、Zoomを通して顔が見える状態で会議を行いたい。
・意見交換会の時に、多くの人が発言できる環境を作りたい。

当社の担当業務

会議の運営から、音響・照明・映像・配信オペレーションを担当しました。

運営:リハーサル(接続チェック)の管理/当日のリアル・オンラインの進行ディレクション
配信:Zoomオペレーション/バックアップ配信オペレーション
映像:会場映像のスイッチング(カメラ・VTRの切り替え)
   配信映像のスイッチング(カメラ・VTRの切り替え)

音響:会場内・配信先の音響オペレーション
照明:会場照明のオペレーション

全国会議のポイント

約100台のPCを接続した「Zoom配信」

全国会議の中で一番のメインイベントは、約120名が参加する意見交換会でした。
オンラインで活発な意見交換をするため、全員がいつでも発言できる環境を整える必要がありました。そのため、120名 約100台のPCを同時に接続しました。

オペレーション側では、発言者に応じてスクリーンに映る映像・音声を切り替えるため、どこの拠点のPCで誰が発言しようとしているのか、把握できる状態にしていました。

入念に行われた「事前準備」

✓ “Zoom名前リスト”の作成で、56施設 約100台のPC管理をサポート

Zoomに入室する時の名前は、円滑な会議進行のために表記を統一させていただきました。

事前打合せの段階で、「所有者のお名前(名字のみ・ローマ字表記・イニシャル)」での入室や、「拠点/施設の管理番号」や「私用のPCを借りており家族の名前が出てしまう」など、それぞれの表示が全く異なってしまう状況が想定されたためです。

そこで、管理者側が参加者を特定できずに混乱することを防ぐため、Zoomに入室する際の“Zoom名前リスト”を作成しました。“Zoom名前リスト”では各施設に「番号」を割り当てたことで、参加状況を分かりやすく管理できる状態にしました。

✓ 1週間前に実施した接続テスト

本番1週間前には接続テストを実施しました。
下記、5つのポイントを各施設の皆様と確認しながら、入念に段取りを確認しました。

① Zoom上で指定した時間・場所に入室できるか
② Zoom入室時の表示名は“Zoom名前リスト”通りに設定されているか
③ 会場の音が聞こえ、ノイズなどの問題も無く双方の音声会話ができるか
④ WebカメラのON/OFFの切り替えができるか
⑤ 万が一、トラブルが起きた際の緊急連絡先

今回は、大人数でのハイブリッド形式のWeb会議で、長野のメイン会場と複数拠点を結びながらの意見交換会が予定されていました。

ハウリングせずに会話ができるか、接続チェック時の重要な確認項目となりました。

参考記事:【業務紹介】これで解決!?オンライン会議の「ハウリング」ってどうすれば直るの?

このように、オンラインならではの注意点を幹事様と共有しながら、必要な情報を参加者に周知し、円滑に会議を運営できるようにする事も進行ディレクションの一つです。

2会場に分かれた「分科会」

この会議では、2日目の途中に2会場に分かれて分科会が開催されました。
39施設はそのままの会場「千曲」に残り、17施設が別会場「梓」に移動するため、 リアル会場でも、オンラインでも、スムーズな移動が出来るようにお手伝いしました。

千曲-民営施設の集い(39施設)

-公営施設の集い(17施設)

参加者の表情を映すための「2つのスクリーン」

Zoom参加者は約110名に及びます。

会場の2面スクリーンを活かして、左側に発言者、右側に参加者のギャラリービューを表示するなど場面に応じた映像を表示しました。

お客様・当社スタッフのコメント

お客様コメント

✓ 2年連続での中止は避けたい

全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議は、毎年担当施設の所在地にて、全国56施設の施設長・事務長が現地に集合して開催されています。昨年は大阪での開催予定でしたが、新型コロナウィルス発生より、感染防止の観点から中止となりました。

令和3年度は長野県の当施設が担当で、開催場所として2年前から「ホテルメトロポリタン長野」の宴会場を予約してありました。コロナ禍での開催に関しては、施設内で意見しあい、2年連続での中止は避け開催の方針を固めました。
ただし「Web会議形式」「1日での開催(従来1日半)」とする方向で、今年1月の運営協議会理事会に諮り承認を得て開催することとなりました。

✓ 未経験のWeb会議でも、サポートによって無事に開催

初めてのWeb会議において全くの経験知識も無い中で、電音エンジニアリングさんのサポ-トが無ければ開催出来なかったと思います。特に56施設へのWeb会議開催案内方法・Zoomの接続テスト・会議中での別室へのスム-ズな移動等々、大変助かりました。

会議も無事に終わりホッとしているところです。ありがとうございました。

当社スタッフコメント

幹事様がご苦労された事は、毎年開催していたリアル会議からオンライン会議に形を置き換えることでした。

『自己紹介』ひとつとっても「リアル」で当たり前にできる事が「オンライン」だとハードルがあがる為、幹事様と一緒に「何が問題か」 「何が不明瞭か」を一緒に考えながら運営のサポートをさせていただきました。

コロナ禍で全国から一堂に集まれない中、北は北海道から南は沖縄県まで、オンラインでみんながひとつに繋がっている全国会議を開催できたと思います。

会場紹介

ホテルメトロポリタン長野

長野駅ビル直結の、ホテルメトロポリタン長野は、レストラン、ご宿泊、結婚式、ご宴会、国際会議など観光地や首都圏への拠点として、抜群の利便性を誇るホテルです。

URL:https://nagano.metropolitan.jp/(外部リンク)

施設概要

千曲(総会、分科会、施設長・事務長会議で使用)

最大収容人数
スクール:200名 シアター:330名

面積
320㎡(半分割可)

天井高
3.5m

(理事会、分科会で使用)

最大収容人数
スクール:100名 シアター:200名

面積
210㎡ 

天井高
3.5m

>より詳しく知りたい方はこちら
 https://nagano.metropolitan.jp/banquet/hall/medium.html(外部リンク)


配信業務だけでなく、イベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。

また、今回の長野県での開催のように当社は全国での対応が可能です。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

よくあるご質問・FAQ」も併せてご確認ください。

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