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【実績紹介】| Zoomによる全国会議(全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議)


全国56施設、約120名が参加した全国肢体不自由児施設運営協議会様の全国会議が、ホテルメトロポリタン長野で開催されました。
当社は会議の運営から、配信・映像・音響・照明のオペレーションまで担当しました。

会議概要

・開催日:2021年6月(2日間)
・催事名:全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議
・主催:全国肢体不自由児施設運営協議会 様(外部リンク: http://www.unkyo.jp/index.html
    社会福祉法人 日本肢体不自由児協会(外部リンク:https://www.nishikyo.or.jp/
・参加方法:オンライン参加110名・現地参加10名のハイブリッド形式
・配信プラットフォーム:Zoom ミーティング
・会場:ホテルメトロポリタン長野 千曲/梓(外部リンク:https://nagano.metropolitan.jp/

全国会議の流れ

お客様からのご要望

・昨年はコロナ禍で実施できなかったため、 今年はZoomを使って全国会議を開催したい。
・オンライン参加者も、Zoomを通して顔が見える状態で会議を行いたい。
・意見交換会の時に、多くの人が発言できる環境を作りたい。

当社の担当業務

会議の運営から、音響・照明・映像・配信オペレーションを担当しました。

運営:リハーサル(接続チェック)の管理/当日のリアル・オンラインの進行ディレクション
配信:Zoomオペレーション/バックアップ配信オペレーション
映像:会場映像のスイッチング(カメラ・VTRの切り替え)
   配信映像のスイッチング(カメラ・VTRの切り替え)

音響:会場内・配信先の音響オペレーション
照明:会場照明のオペレーション

全国会議のポイント

約100台のPCを接続した「Zoom配信」

全国会議の中で一番のメインイベントは、約120名が参加する意見交換会でした。
オンラインで活発な意見交換をするため、全員がいつでも発言できる環境を整える必要がありました。そのため、120名 約100台のPCを同時に接続しました。

オペレーション側では、発言者に応じてスクリーンに映る映像・音声を切り替えるため、どこの拠点のPCで誰が発言しようとしているのか、把握できる状態にしていました。

入念に行われた「事前準備」

✓ “Zoom名前リスト”の作成で、56施設 約100台のPC管理をサポート

Zoomに入室する時の名前は、円滑な会議進行のために表記を統一させていただきました。

事前打合せの段階で、「所有者のお名前(名字のみ・ローマ字表記・イニシャル)」での入室や、「拠点/施設の管理番号」や「私用のPCを借りており家族の名前が出てしまう」など、それぞれの表示が全く異なってしまう状況が想定されたためです。

そこで、管理者側が参加者を特定できずに混乱することを防ぐため、Zoomに入室する際の“Zoom名前リスト”を作成しました。“Zoom名前リスト”では各施設に「番号」を割り当てたことで、参加状況を分かりやすく管理できる状態にしました。

✓ 1週間前に実施した接続テスト

本番1週間前には接続テストを実施しました。
下記、5つのポイントを各施設の皆様と確認しながら、入念に段取りを確認しました。

① Zoom上で指定した時間・場所に入室できるか
② Zoom入室時の表示名は“Zoom名前リスト”通りに設定されているか
③ 会場の音が聞こえ、ノイズなどの問題も無く双方の音声会話ができるか
④ WebカメラのON/OFFの切り替えができるか
⑤ 万が一、トラブルが起きた際の緊急連絡先

今回は、大人数でのハイブリッド形式のWeb会議で、長野のメイン会場と複数拠点を結びながらの意見交換会が予定されていました。

ハウリングせずに会話ができるか、接続チェック時の重要な確認項目となりました。

参考記事:【業務紹介】これで解決!?オンライン会議の「ハウリング」ってどうすれば直るの?

このように、オンラインならではの注意点を幹事様と共有しながら、必要な情報を参加者に周知し、円滑に会議を運営できるようにする事も進行ディレクションの一つです。

2会場に分かれた「分科会」

この会議では、2日目の途中に2会場に分かれて分科会が開催されました。
39施設はそのままの会場「千曲」に残り、17施設が別会場「梓」に移動するため、 リアル会場でも、オンラインでも、スムーズな移動が出来るようにお手伝いしました。

千曲-民営施設の集い(39施設)

-公営施設の集い(17施設)

参加者の表情を映すための「2つのスクリーン」

Zoom参加者は約110名に及びます。

会場の2面スクリーンを活かして、左側に発言者、右側に参加者のギャラリービューを表示するなど場面に応じた映像を表示しました。

お客様・当社スタッフのコメント

お客様コメント

✓ 2年連続での中止は避けたい

全国肢体不自由児施設 施設長・事務長会議は、毎年担当施設の所在地にて、全国56施設の施設長・事務長が現地に集合して開催されています。昨年は大阪での開催予定でしたが、新型コロナウィルス発生より、感染防止の観点から中止となりました。

令和3年度は長野県の当施設が担当で、開催場所として2年前から「ホテルメトロポリタン長野」の宴会場を予約してありました。コロナ禍での開催に関しては、施設内で意見しあい、2年連続での中止は避け開催の方針を固めました。
ただし「Web会議形式」「1日での開催(従来1日半)」とする方向で、今年1月の運営協議会理事会に諮り承認を得て開催することとなりました。

✓ 未経験のWeb会議でも、サポートによって無事に開催

初めてのWeb会議において全くの経験知識も無い中で、電音エンジニアリングさんのサポ-トが無ければ開催出来なかったと思います。特に56施設へのWeb会議開催案内方法・Zoomの接続テスト・会議中での別室へのスム-ズな移動等々、大変助かりました。

会議も無事に終わりホッとしているところです。ありがとうございました。

当社スタッフコメント

幹事様がご苦労された事は、毎年開催していたリアル会議からオンライン会議に形を置き換えることでした。

『自己紹介』ひとつとっても「リアル」で当たり前にできる事が「オンライン」だとハードルがあがる為、幹事様と一緒に「何が問題か」 「何が不明瞭か」を一緒に考えながら運営のサポートをさせていただきました。

コロナ禍で全国から一堂に集まれない中、北は北海道から南は沖縄県まで、オンラインでみんながひとつに繋がっている全国会議を開催できたと思います。

会場紹介

ホテルメトロポリタン長野

長野駅ビル直結の、ホテルメトロポリタン長野は、レストラン、ご宿泊、結婚式、ご宴会、国際会議など観光地や首都圏への拠点として、抜群の利便性を誇るホテルです。

URL:https://nagano.metropolitan.jp/(外部リンク)

施設概要

千曲(総会、分科会、施設長・事務長会議で使用)

最大収容人数
スクール:200名 シアター:330名

面積
320㎡(半分割可)

天井高
3.5m

(理事会、分科会で使用)

最大収容人数
スクール:100名 シアター:200名

面積
210㎡ 

天井高
3.5m

>より詳しく知りたい方はこちら
 https://nagano.metropolitan.jp/banquet/hall/medium.html(外部リンク)


配信業務だけでなく、イベントの企画、手配、運営、演出まで全てお任せください。

また、今回の長野県での開催のように当社は全国での対応が可能です。
イベントの開催・配信をお考えの際は、是非お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

よくあるご質問・FAQ」も併せてご確認ください。

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